自社基幹システムとの完全連携で業務効率化を実現
Kizukuが手放せない存在に

＜株式会社別川製作所様＞は、受配電設備および制御・自動化システムのメーカーとして70年以上の歴史を持ち、工場やビル、公共施設向けの配電盤・制御盤・分電盤の設計・製造・販売を一貫して行っており、食品プラントなどのＦＡ、水・ごみ処理環境衛生プラントの監視制御、電力・空調の省エネ監視なども含めた、システム・ソリューションの提供を行っていらっしゃる会社様です。
近年はキズクの案件登録数が大幅に増加し、基幹システムとのAPI連携や電子受発注の活用など、先進的なDXを積極的に推進されています。今回は、運用のコツや取り組みの効果について詳しくお話を伺いました。

キズク導入のきっかけ・決め手

“価格と操作性が決め手となり、スモールスタートで導入”

───  導入前はどのような課題がありましたか？

別川　　導入前は、発注業務と管理体制に課題がありました。
発注業務については、着工前に必要な書面を整備する体制を、より徹底したいと考えていました。そのため業務フローの見直しを進める中で、施工管理アプリの導入を検討し始めました。

───  キズクを導入いただくことになった「決め手」はどんなところだったでしょうか？

別川　　価格面と操作性が決め手になりました。
当時、施工管理アプリの導入に向けて約半年から1年にわたり検討を重ねており、当初は他社システムを導入する方向で話を進めていました。
その後、導入直前の段階で候補に挙がっていた５社のシステムについて価格を比較した結果、他社システムとキズクの２つまで絞り込みました。社内で改めて検討したところ、「キズクのほうが直感的に操作できて簡単に使えそう」という意見があり、最終的にキズクの導入を決めました。
また、弊社会長の後押しに加え、試験導入がしやすい価格帯であったこともあり、まずは名古屋支店受配電システム営業グループにて試験的な導入がスタートしました。

キズク導入・運用に対する工夫

“業務理解に基づく運用設計とAPI連携でスムーズに定着”

───  導入にあたり、印象に残っていることはありますか？

別川　　導入を進める中で特に印象に残っているのは、コムテックスの営業担当者が弊社の業務フローを丁寧に理解し、それをキズクの運用に的確に落とし込んで説明してくれたことです。
弊社の業務は比較的特殊で、業務委託先様による現場作業は１～２日程度の案件が中心です。長期にわたる案件はほとんどないため、単発案件が多いという特性があります。
そのような弊社の業務形態を踏まえたうえで、キズクをどのように運用していけばよいのかを、入念に説明していただきました。

───  導入時の様子はいかがでしたか？

別川　　試験導入を行った支店では、計3回の操作説明会を実施しました。
当初は、名古屋支店受配電システム営業グループのみでの試験的な導入でしたが、結果的にはキズクを手放せないという状態になりました。
特に個人の業務委託先様にとってはキズクが基幹システムのような存在になっています。受発注や工程管理をキズク上で一元管理できて、そのまま税理士へ見せることができるので、業務委託先様にとっては導入に対する抵抗感よりもメリットのほうが大きいようでした。

別川　　個別の操作に関する問合せもありましたが、直感的に使えるシステムだったので、こちらも教えやすく、相手にも覚えてもらいやすかったです。特に若い世代の方々は、マニュアルを見なくても操作できていましたし、私たちよりも機能を使いこなしていて驚かされる場面もありました。

───  御社の基幹システムとの連携についてはいかがでしたか？

別川　　従来は基幹システムの登録に加え、キズクへの登録も必要という二重登録の状態でしたが、API連携により、基幹システムからボタン一つでキズクに現場情報を連携できる仕組みに変更しました。
これにより、基幹システムで取得した現場情報に対して、キズクで詳細な作業指示を行うことができるようになり、現場での作業管理がより効率的になりました。

自社で構築・開発した基幹システムを利用している弊社にとって、キズクとAPI連携をスムーズに進められたことは大きなメリットでした。システムの利用の入口となる登録作業を簡略化できたことが、キズクの運用定着につながった要因だと思います。

導入後の効果や改善された点

“リアルタイム共有と受発注の一元化で社内DXを推進”

───  導入後の業務はいかがですか？

別川　　調達担当としては1日の業務の中で、キズクを見る時間が増えました。
受発注の処理が滞って負担とならないように、随時トークで指示を出し、業務委託先様へ処理を促しています。
導入当時は営業担当から戸惑いの声もありましたが、「今となってはキズクがないと仕事ができない」と言うほど手放せなくなっています。特に若手社員の順応が早く、積極的に活用してくれています。

───  導入後に感じた効果やメリットはありますか？

別川　　さまざまな効果を実感しています。
まず、現地の状況をリアルタイムで共有できるようになった点です。営業担当者の作業効率も格段に向上し、関係者との連絡や情報共有がスムーズに行えるようになり大変助かっています。
導入前は紙での連絡が中心で、変更が発生するたびに連絡書を修正し、業務委託先へ再度連絡する必要がありました。改造図についてもPDF送付や紙での印刷・配布が必要で、多くの手間と時間がかかっていました。
導入後は作業員への連絡や資料共有をキズク上でまとめて行えるようになり、複数の業者さんへの共有も一度で済むようになりました。加えて、進捗状況が見える化されたことで現場全体の流れを把握しやすくなり、先回りして対応できるようになりました。スマートフォンがあれば、遠方からでも図面確認や状況確認ができるため、業務委託先との距離に関係なくやり取りができるようになり大変便利です。

別川　　また、受発注業務をキズク上で一元管理できるようになったことも大きなメリットです。
従来は紙がなければ業務委託先や調達部門との改造後の金額についてやり取りを行うことができず、処理も進まない状況でした。
現在はAPI連携により基幹システムとつながったことで、発注・注文請・作業報告書の承認・請求までの一連の流れをキズク内で完結できるようになりました。条件が合えば当日作業の当日検収も可能になり、特に締日直前日の作業については当月中に処理を終えることができ、大きな改善だと感じています。

最後に、「DX認定事業者」認定を2022年に取得しており、ＡＰＩやＲＰＡを使った情報連携を弊社情報システムグループの協力により自社で迅速に対応できました。導入当初は協力会社様や弊社営業員に使ってもらえるのか不安もありましたが、実際に使い始めると利便性を実感できるため、現在では社内外でシステム活用に前向きな姿勢が広がっています。操作性の高さや工程管理のしやすさもあり、今後さらに活用していきたいと考えています。