A4コピー用紙年/12,000枚削減
帰社後の事務作業が格段に減りました

＜ナカハシ商事株式会社様＞は、建築設備機器の販売・施工、環境衛生保全設備機器の販売や建築材料の販売をされている会社様です。今回は、年間約1500件の施工の手配に「キズク作業者スケジュール」機能を使っていただいた感想を率直にお話いただきました。

Kizuku導入のきっかけ・決め手

“従来の管理方法と合っていて、
スムーズに移行できると感じた”

───  導入前にはどのような課題がありましたか？

山本氏　Kizukuを利用する前は、スケジュール黒板に現場名を記載した磁石を張り付けて管理していました。
また、Excelを使用して施工業者へスケジュールをFAXしたりと、アナログ作業をしていました。
問題点としては、だれでも見れてしまうオープンな黒板を使用していたので、どの施工業者にどの物件がはいっているのか分かってしまうこと。他の施工業者の予定も見れてしまうので色々と問題が起きました。

山本氏　他にも書類や予定表をFAXしても届かない、忘れてしまうこともあります。
そして何より紙の使用が多く経費がかかり、書類保管にも手間がかかる。
その点など解決するためデジタルの移行を検討し始めました。

───  導入前にはどのようなツールを利用されていましたか？

山本氏　パソコンメール、Line、電話、FAXと従来からあるツールを使用していました。

───  導入の決め手になったのは何でしたか？

山本氏　弊社の場合、現場件数が多く、１件の現場に対する内容よりも複数の現場を登録する事に意味があった為Kizukuにて利用を決定しました。
他の現場管理アプリも検討していましたし、説明も受けていました。ですが、アナログでやっていた仕事の仕方とKizukuでの管理の仕方が合っており、他現場アプリよりもスムーズに入りやすいと感じましたので、Kizukuを使って行こうという話になりました。

Kizuku導入・運用に対する工夫

“色々な方からアイデアや意見をもらうこと”

───  導入前に心配だったことはありましたか？

山本氏　施工業者様もいままでアナログでやっており、機械が苦手な方もいたので、お互いが上手く使用できるか不安がありました。

山本氏　施工業者側のアプリをしっかりと使えるかどうか、を一番気にしていました。
慣れるのに１年ほどかかるだろうかとも思っていたのですが、Kizukuを導入してすぐ上手く使用できていたのに驚きました。

───  運用に際して工夫された点はありますか？

山本氏　私たち工事課や営業のみではなく、施工店側からの使い勝手を検証し進めていきました。
また、アプリを使用していて上手くいくこともいかないところももちろんあります。そこはアプリで出来うる範囲で、やり方やルールを変更していきました。
色々な方からアイデアや意見をもらうことも良いと思います。

山本氏　運用が定着するまで、半年弱程でしょうか。初めの１か月はアナログ時の仕事と並行して行い、その後はKizukuへ全て移行しました。思っていたより手間はかかりませんでした。
現在の運用状況では、初期の目標に対して90％程達成しています。

導入後の効果や改善された点

“帰社後の事務処理大幅減、紙のやり取りの煩わしさも解消”

───  効果や改善されたと思われる点がありましたらぜひ教えて頂きたいのですが。

山本氏　移動先でも日程調整や内容確認等が容易になった為、帰社後の事務処理が格段に減りました。
また、施工業者へ紙で印刷した現場施工資料の引取りをお願いしたり、渡したりという煩わしさもなくなりました。その点は施工業者側も同じで、施工帰りにわざわざ弊社へ寄らなくてよくなったのでアプリを入れてよかったと思います。

山本氏　消耗品に関してはA４コピー用紙で年/１２，０００枚程度削減できました。
外出時等、どこででもアプリで管理できますので、帰社してから予定管理や業者への連絡等しなくてもよくなり、その分時間を他の仕事に使えるようにもなりました。

───  導入に際して、上手くいかなかったところはありますか？

山本氏　Kizukuアプリを導入すること自体では特にありません。
ただ、施工業者との顔を合わせる機会が以前とは減りますので、業者会等、場を設けることは必要だと思います。またその時に要望など聞ければお互いもっとKizukuを使用していけると思います。

───  サポート体制に関してはいかがでしょうか？

山本氏　困ったことがあっても対応が早くて助かります。
また常にアプリをアップデートされており、改善姿勢がみられ使用側としてもうれしいです。
弊社もよくこうして欲しいという要望を色々送っているのですが、なるべく応えてくれるようにしてくれます。

これからキズクに期待する点

“今後は受発注業務でも効率化を期待”

───  今後キズクで利用してみたい機能はありますか？

山本氏　スケジュール管理はできましたので、今度は「電子受発注」を利用してみたいと思っています。
現在行っている受発注も手間がかかることが多いので、これから先を見据えて検討していきたいです。