写真ベースのリアルタイムなやりとりで
証跡管理をしながら、5日の現場⇒4日に短縮成功

＜株式会社エムズワークス様＞は、兵庫県姫路市で外回りを設計から施工まで手掛ける会社様です。Kizuku導入前には｢電話でのやりとりによるムダ・ミス｣や｢証跡用写真の管理のムラ｣という２つの課題を抱えていらっしゃいましたが、Kizukuの｢トーク機能｣と、オプションの｢作業員スケジュール管理機能｣をうまく活用されることで、一挙に解決されました。今回は運用に際しての工夫と実際の活用イメージについて詳しく伺いました。

Kizuku導入のきっかけ・決め手

“常時1日60件程の電話のやりとりによるムダ・ミスを減らしたい”

───  導入以前にはどのような課題がありましたか？

藤田氏　今後を考えたとき、職人さんの高齢化と人口減によって手配先が減っていくことで、近い将来仕事が回らなくなるのではという危機感がありました。まずは現状の戦力でどうすれば良いか考えて、効率化を進められる部分があれば早めに準備をして備えていく必要性にたどり着きました。ただ、私としては最先端技術など大好きな方なのですが、手配先の親方たちはパソコンが使えない人も多く、思い切ったシステム化は難しいなと思っていました。

藤田氏　現場管理上での課題は大きく2つありました。
１つは、現場の状況把握や指示についてです。現場監督は、工期が短いなか担当現場数が多く、なかなか全現場回ることは難しい状況にありました。連絡手段は主に電話でしたが、1日60件程のやりとりが日常で、連絡漏れや指示間違いなどで業者さんにも迷惑をかけている部分がありました。また電話でのやりとりでは、作業中だとメモを残せないこともミスの原因になると認識していましたし、お互いの手を止めて会話することになるので、その時間も勿体ないと感じていました。

藤田氏　もう1つは、施工写真の管理についてです。現場写真の撮影も保管も担当者任せになりがちで、写真の記録を残し忘れる懸念が常にありました。例えば、カーポートの基礎工事だと土の中に埋まる部分の施工状況を保険関係や役所、お客様に向けての証跡として写真に残す必要があるのですが、撮り忘れとなると掘り直しの可能性もあり、きちんと管理したいと思っていました。

───  では、Kizuku導入の｢決め手｣になったのはどんなところでしょうか？

藤田氏　第一印象は｢トークの操作が簡単で良い！｣で、職人さんでも使えるのではと期待できました。社内外で気軽に報告・連絡・相談ができるし、監督を介さずに業者間でやりとりできそうだなとイメージできました。

藤田氏　また、大事な顧客情報を業者さんに公開することに抵抗があったのですが、Kizukuは現場担当者でなければ情報が公開されないし、かつ、元請会社側でしか担当者の編集ができないので、セキュリティ面でも安心できました。各人の端末にも個人情報を残すことなく、自分たちで情報流出の有無を確認や制御・阻止できるのも良かったです。

Kizuku導入・運用に対する工夫

“文章ではなく、写真や図面で残すことで認識のズレを最小限に”

───  導入前に心配だったことはありましたか？

藤田氏　先にもお話した通り、トークの操作が簡単で、パソコンが使えない親方でも大丈夫そうだと思っていたので、心配はあまりありませんでした。実際の定着も思っていたよりずっと早かったです。

───  運用に際して工夫された点はありますか？

藤田氏　言葉や文章だと曖昧な表現がどうしても多くなるため、指示や相談をする際は写真や図面に書き込みを行うことを一つルールとしました。手戻り作業が発生しないように認識のズレを最小限になるよう工夫しました。現場の情報を伝え、それを知ることこそが最重要なので、現場担当者にはこまめに未読を確認してもらうようお願いしています。

藤田氏　それから、エムズワークスと職人さんだけでなく、問屋さんや商社さん、元請会社の社員さん(工事・営業・設計担当)にもKizukuを登録してもらい、同じレベルで情報を共有できるように徹底しました。

導入後の効果や改善された点

“一番困る｢材料がない｣がなくなったことが大きな収穫”

───  効果や改善されたと思われる点がありましたらぜひ教えて頂きたいのですが。

藤田氏　関係者全員がKizukuを使って情報共有することで、それぞれが人・物・現場の動きを可視化できるようになりました。問屋さんと商社さんが参入してくれているため、発注漏れがなくなり、手配の日程の調整も効率化されました。一番困る｢材料がない｣がなくなったことは大きな収穫です。また、エムズワークスとしても、スケジュールを見て｢早く進んでいるから早めに入れて｣とお願いできたり、早い段階で図面やスケジュールを共有することで、発注予定を予測して連絡をくれたり、拾い漏れを指摘してもらえたりと助かっています。

藤田氏　それから、｢作業員スケジュール機能｣の利用によって、今までと違い｢時間｣でのスケジュール管理が可能になったことがポイントだと感じています。施工前・施工後に写真を送ってもらうのですが、これにより各現場の職人さんの動きがリアルタイムで見えるようになり、｢この職人さんがこの時間にこの場所で終わるなら、次の現場にはこれくらいで到着し、終わり次第近くの現場の応援もお願いできるかも｣と予測ができるようになりました。手配の効率化だけでなく、突発的なことにも対応しやすくなりました。
職人さん目線だと、導入前は電話での雰囲気で事前準備を行うため、現場に行ってから作業に取りかかるまでに時間がかかることも多かったようですが、今はトークのやりとりや写真で視覚的に情報を見られることで、｢段取りが効率的にできるようになった｣｢事前準備のレベルも格段に向上できた｣と良い声をいただきました。

藤田氏　トークのおかげで、元請会社の監督さんの連絡を待たなくても、直接やりとりができるので、全体としてのやりとりの回数もかなり減りました。電話に取られていた時間を作業に充てられるようになったことで、5日の現場が4日で完了できるようになりました。浮いた時間分、他の仕事を手配できるので、こちらとしても職人さんとしても嬉しいですね。
最終的には作業履歴も残るので、工事手順や注意箇所が会社の財産として蓄積され、共有化されることでトラブルの再発防止にも役立てることができます。
今後もうまくKizuku活用して、効率化を高めていきたいです。